Het richting geven aan de menselijke kant van de veranderingen, die met een e-Procurementproject gepaard gaan, is een integraal onderdeel van het project en essentieel voor succes. Om hieraan invulling te geven, wordt tijdens de voorbereiding van het project een verandermanagementstrategie opgesteld.
Waarom heeft ieder project zijn eigen strategie nodig? Waarom werkt een one size fits all benadering niet? En hoe kom je in vier stappen tot een veranderstrategie? Ik licht het toe.
Waarom one-size-fits-all niet werkt
Elk e-Procurementproject heeft zijn specifieke aandachtspunten. Een one size fits all benadering bij het opstellen van een veranderstrategie is dan ook niet effectief. Denk daarbij aan e-Procurementprojecten, zoals:
- een internationaal bedrijf met meerdere vestigingen in verschillende landen, met elk een eigen e-Procurementoplossing, wil zijn inkoopsoftware vervangen door een nieuw pakket;
- een nationaal bedrijf met één vestiging wil de inkoopprocessen herijken en deze vervolgens digitaliseren om daarmee de kwaliteit van de inkoopprocessen te verbeteren en overhead te verlagen;
- een fusie van drie gemeenten waarbij na aanbesteding een inkoopsoftware-oplossing bij alle drie gemeenten wordt geïmplementeerd uitgaande van één hoofdproces.
Deze drie voorbeelden gaan over verschillende verandertrajecten die elk een eigen aanpak vereisen om succesvol te zijn. Immers, de verschillende voorbeelden hebben elk zo hun eigen impact. Niet alleen op hun medewerkers en de supply chain, maar ook op de mate waarin hun werk verandert. Ook verschilt de mate van adoptie en het gebruik van het systeem per situatie. Een passende veranderstrategie houdt rekening met de specifieke kenmerken van de organisatie en de inkoopdigitalisering. Daarnaast vermindert de veranderstrategie de risico’s die leiden tot het mislukken ervan. Een veranderstrategie is dan ook een vast onderdeel van succesvol veranderen.
Lees hier meer over succesvol veranderen
Een veranderstrategie in vier stappen
Om tot een veranderstrategie te komen, moet je rekening houden met diverse – vaak onderling gerelateerde – zaken. Het onderstaande stappenplan biedt een overzicht van de belangrijkste zaken om een veranderproces succesvol te laten verlopen.
Stap 1. Identificeer de veranderkenmerken
Veranderingen kunnen betrekking hebben op formele projecten, strategische initiatieven of zelfs kleine aanpassingen aan de werkwijze binnen een organisatie. Stel jezelf daarom in deze fase de volgende vragen:
– Wat is de scope van de verandering?
– Hoeveel mensen zijn betrokken bij de verandering?
– Hoe staan de belanghebbenden tegenover de verandering?
– Wat gaat er veranderen? Gaat het om processen, systemen of werkinhoud of ook om functies die verzwaren of verdwijnen?
– Wat is het tijdspad van de verandering?
Stap 2. Identificeer de organisatiekenmerken
Organisatiekenmerken gaan over de geschiedenis, de cultuur en het kennis- en ervaringsniveau van de organsatie. Daarnaast geven ze achtergrondinformatie over de context waartegen de verandering zich afspeelt. Identificeer deze organisatiekenmerken. Denk hierbij aan vragen, zoals:
- Heeft de organisatie een door het senior management uitgedragen en gedeelde koers (visie)?
- Wat is de verwachte behoefte aan deze verandering bij medewerkers en management?
- Wat zijn de ervaringen met veranderingen in het verleden?
- Hoeveel veranderingen zijn er op dit moment gaande binnen de organisatie?
Stap 3. Breng de veranderrisico’s in kaart
Gebaseerd op een analyse van de veranderkenmerken (stap 1) en de organisatiekenmerken (stap 2) bepaal je de veranderrisico’s bij het project. Hoe groter en disruptiever de verandering, hoe groter het risico. Ook geldt dat organisaties en groepen die in het verleden veel weerstand hadden tegen veranderingen, een hoger veranderrisicoprofiel hebben.
https://e-proqure.nl/wp-content/uploads/2018/09/E-proQure-risicoanalyse-verandermanagement-veranderstrategie.png
Stap 4. Formuleer een veranderstrategie
Op basis van de veranderrisico’s leg je de strategie en specifieke aandachtspunten voor de communicatie vast.
Je veranderstrategie bevat minimaal:
- een duidelijke teamstructuur, waaruit blijkt wie de rol van de veranderexpert in het project vervult. Zie ook onze blog over onmisbare expertises in een projectteam(https://e-proqure.nl/e-procurement-business-case-projectteam/);
- de sponsorcoalitie, die beschrijft welke leiders en managers actief betrokken moeten worden in het leiden van de verandering. Zie ook blog over zichtbare en actieve sponsor (https://e-proqure.nl/zichtbaarheid-opdrachtgever-verandertrajecten/);[Link naar leiderschapsartikel nieuwsbrief]
- speciale tactieken voor communicatiedie noodzakelijk zijn op basis van geïdentificeerde risico’s die worden verwacht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan specifieke functies zoals een functioneel beheerder die weerstand biedt. Of specifieke locaties waar de verandering meer impact zal hebben.
De veranderstrategie vormt input voor de businesscase, de teamstructuur bepaalt mede de projectorganisatie. Hiermee vergroot je de kans op een succesvol e-Procurement project door de menselijke kant ook in jouw project te integreren.
E-procurement business case (1): dé cruciale stap bij selectie en implementatie!
Lees meer over het opstellen van een business case
Klik hier voor informatie: “Workshop Verandermanagement”
Wil je meer informatie over het opstellen van een veranderstrategie voor jouw e-Procurement traject, neem dan contact op met mij
