Als programmamanager, of lid van het programma-team, is het jouw verantwoordelijkheid om het overzicht te behouden over meerdere gerelateerde projecten die samenwerken om een strategisch doel te bereiken. In deze blog vind je 10 belangrijke punten om rekening mee te houden bij het opzetten van een programma.
Wat is programmamanagement en wanneer pas je het toe?
Wat programmamanagement inhoudt en wanneer je het toepast kun je lezen in de blog die ik hierover heb geschreven. Hierin vind je tevens de belangrijkste verschillen tussen een programma en een project. De opzet van een programma hebben we echter nog niet behandeld.
10 Aandachtspunten bij opzet programmamanagement
Een programma heeft, net als een project, een gestandaardiseerde structuur. In de praktijk kom je met name een tweetal structuren of frameworks tegen. Dit zijn Managing Succesful Projects (van Axelos, het voormalige Britse Office of Government Commerce) en de Standard for Program Management (Amerikaanse Project Management Institute). Deze frameworks sluiten aan op de meest toegepaste frameworks voor projectmanagement die eveneens door Axelos en PMI worden doorontwikkeld. Respectievelijk Prince2 en PMBOK [lees hier meer].
Voor beide frameworks geldt dat bij de opzet en invulling van een programma belangrijke beslissingen moeten worden genomen. De 10 belangrijkste aspecten zijn:
1. Strategische afstemming projecten
Zorg ervoor dat alle projecten binnen het programma zijn afgestemd op het algemene strategische doel van het programma. Elk project moet bijdragen aan de algemene doelen van het programma.
2. Governance en structuur
Je zult een effectieve governance-structuur en projectbeheerprocessen moeten opzetten. Dit omvat onder meer het definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden binnen het programma, het opzetten van procedures voor het bijhouden van projectvoortgang, het beheren van risico’s en problemen en het omgaan met veranderingen.
3. Stakeholder management
Het is essentieel om de belangen van alle betrokken partijen in kaart te brengen, te begrijpen en te managen. Dit omvat zowel interne stakeholders (zoals teamleden en leidinggevenden) als externe stakeholders (zoals klanten, leveranciers of regelgevende instanties).
4. Risicomanagement
Programma’s brengen vaak complexere risico’s met zich mee dan individuele projecten. Je zult een effectief risicomanagementplan moeten opstellen en implementeren om deze risico’s te beheersen.
5. Resource Management
Als programmamanager moet je zorgen voor de juiste inzet van resources. Dit kan het balanceren van middelen tussen projecten inhouden, en het managen van het samenspel tussen verschillende projectteams.
6. Communicatie programma’s en projecten
Heldere en consistente communicatie is cruciaal in programmamanagement. Het is belangrijk om regelmatige updates te geven aan alle betrokkenen over de voortgang van het programma, over eventuele problemen en veranderingen.
7. Benefits Management
Een belangrijk aspect van programmamanagement is het beheren van de voordelen die het programma moet opleveren. Dit betekent dat je als programmamanager moet zorgen voor het identificeren, plannen, leveren en meten van deze voordelen. Het uiteindelijke succes van het programma wordt gemeten aan de hand van de gerealiseerde voordelen. Dus niet alleen aan de hand van de afzonderlijke projectresultaten.
8. Beheer van onderlinge afhankelijkheden projecten
In een programma zullen er vaak afhankelijkheden zijn tussen de verschillende projecten. Je zult deze dus moeten identificeren en beheren. Zo zorg je ervoor dat vertragingen of problemen in het ene project niet leiden tot problemen in andere projecten.
9. Programma-evaluatie
Het is belangrijk om gedurende de looptijd van het programma regelmatige evaluaties uit te voeren. Zowel om de voortgang richting de programmadoelen te meten als ook eventuele correctieve acties te identificeren. Na afloop van het programma moet er ook een grondige eindevaluatie plaatsvinden. Dit om de successen en lessen voor de toekomst vast te leggen.
10. Verandermanagement
Programma’s gaan vaak gepaard met aanzienlijke veranderingen, zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Als programmamanager moet je ervoor zorgen dat deze veranderingen effectief worden beheerd. Dit houdt onder meer in dat er voldoende ondersteuning is voor degenen die door de veranderingen worden getroffen.
Programmamanagement: een complexe materie
Houd in gedachten dat de opzet van programmamanagement een complexe discipline is. Het belangrijk is om te blijven leren en je vaardigheden te ontwikkelen. Zoek naar mogelijkheden om je kennis te verdiepen. Bijvoorbeeld door relevante trainingen te volgen, vakliteratuur te lezen of je aan te sluiten bij professionele netwerken voor programmamanagers.
Meer weten over de opzet van programmamanagement?
Ben je betrokken bij of verantwoordelijk voor inkoopprofessionalisering of -digitalisering als onderdeel van een strategische verandering en wil je weten welke aanpak voor jou het beste is? Neem dan contact op met Antoinette Vriend (06-49113353). Wil je meer weten over programmamanagement, projectmanagement of verandermanagement? Lees dan onze blogs over ‘Wat is programmamanagement en wanneer pas je het toe’, ‘Succesvol projectmanagement‘ en ‘Succesvol veranderen‘.
