Bij veel veranderprojecten, e-procurement projecten niet uitgezonderd, zijn de projectresultaten en uitkomsten sterk afhankelijk van de individuele adoptie en het gebruik door mensen. Organisaties veranderen niet, het zijn de mensen die organisaties doen veranderen. Inzet van de menselijke factor (ook wel verandermanagement) is daarom cruciaal. Mogelijk is bij de directie, management of medewerkers van jouw organisatie nog onvoldoende begrip van verandermanagement en de noodzaak ervan nog niet doorgedrongen. En wat inzet van de menselijke factor oplevert (lees ook onze blog). Dat is niet vreemd. Bij 80% van de digitaliseringstrajecten bij grote organisaties in Europa lukt het mede hierom niet om de digitaliseringsstrategie uit te voeren. E-Procurement projecten vormen hierop geen uitzondering.
Hoe kun je nou de noodzaak van Verandermanagement bij directie en management laten doordringen? In deze blog stel ik je drie vragen die je bij ieder verandertraject moet beantwoorden voordat je directie en management spreekt.
Vraag 1: Wat als we niets doen?
Idealiter zou de nulhypothese bij een verandertraject moeten luiden dat veranderen niet nodig is. Dit vereist automatisch een gedegen analyse van het waarom van de verandering.
Daardoor worden vragen blootgelegd zoals:
- Waarom is het huidige systeem en de huidige werkwijze niet meer passend?
- Welke problemen die je nu ervaart, zullen in de nieuwe situatie zijn opgelost?
- Welke kansen biedt de nieuwe applicatie?
Door gevolgen van het niet veranderen van de huidige situatie in beeld te brengen, ontstaat bij management en medewerkers begrip voor de noodzaak tot verandering. Achterliggende redenen van de beoogde verandering worden zo in beeld gebracht en daarmee het benodigde draagvlak voor de verandering (Lees ook onze blog E-procurement business case: what if not..?).
Vraag 2: Welk probleem lossen we eigenlijk op?
Als is vastgesteld dat er veranderd gaat worden, lijkt het dus een kwestie van uitvoeren. Niets is minder waar. Cruciaal is het stellen van een juiste en tijdige diagnose in Fase 1 Oriëntatie en Fase 2 Business Case van de verandering. Dit voorkomt dat je in latere fasen met de verkeerde dingen aan de slag gaat. Toch worden juist deze twee fasen bij softwaretrajecten vaak overgeslagen. Projecten zijn al bedacht en ontworpen zonder dat duidelijk is welke problemen exact opgelost moeten worden.
Anders gezegd, men start vaak met Fase 3 Selectie en Fase 4 Implementatie en duurzame resultaten blijven dan vaak uit. Een juiste en tijdige diagnose legt de echte belemmeringen bloot en biedt aangrijpingspunten om gericht te werken met de organisatie aan het voorliggend doel.
Vraag 3: Hoe kun je de verandering het beste realiseren?
Ieder project brengt verandering met zich mee, om hieraan invulling te geven wordt tijdens de voorbereiding van een project een verandermanagement methode en hulpmiddelen gekozen en een passende verandermanagementstrategie opgesteld.
Waar projectmanagement zich traditioneel richt op doelen, middelen en planning staat bij Verandermaangement de menselijke factor centraal. Door jouw projectmanagement en verandermanagement aanpak te integreren wordt het realiseren van succes een te beïnvloeden doelstelling in plaats van een voorgenomen resultaat.
E-proQure past al sinds 2012 het Prosci® ADKAR® model voor verandermanagement toe, dat inmiddels een wereldwijde standaard methodiek voor verandermanagement. Het model beschrijft heldere stappen om barrières te identificeren en weg te nemen, weerstand vroegtijdig te onderkennen en aan te pakken, medewerkers bij het veranderproces te betrekken en de resultaten zeker te stellen. Het Prosci® ADKAR® model is zo eenvoudig te begrijpen en te gebruiken dat wij ervoor gekozen hebben deze toe te passen in ons SLiM model.
Het dagelijks managen van projecten en verandermanagement is vaak gericht op de bovenstromen, onderschat echter de kracht van onderstromen niet (lees ook mijn blog ‘minder hard werken door slim gebruik te maken van de onderstroom’). Er zijn verschillende hulpmiddelen om de onderstromen die gepaard gaan met veranderingen te sturen. Denk hierbij onder andere aan coaching, een cultuurscan, teamassessment of organisatie opstellingen.
Vergeet zeker niet tijdens de Oriëntatiefase een verandermanagement strategie op te stellen. Deze levert input voor de Business Case, geeft richting aan je teamsamenstelling en specifieke communicatie tactieken.
Meer informatie
Wil je starten met een inkoopdigitaliseringstraject? En vindt het lastig om de 3 vragen te beantwoorden? Mail me via avriend@e-proqure.nl of lees onze blogs over verandermanagement.
