Onze samenleving digitaliseert. Dat geldt ook voor de aanbestedingspraktijk. Sinds april 2013 waren aanbestedende diensten al verplicht Europese aanbestedingen digitaal aan te kondigen via Tenderned. Per 1 juli 2017 moeten alle aanbesteders verplicht elektronisch aanbesteden bij Europese aanbestedingsprocedures.
Wat is elektronisch aanbesteden?
Elektronisch aanbesteden is niets anders dan het digitaal uitvoeren van een aanbestedingsprocedure. In het dagelijks taalgebruik wordt daarom ook vaak gesproken over digitaal aanbesteden. Vanaf 1 juli 2017 wordt dat dus verplicht bij alle Europese aanbestedingen. Dat kan via TenderNed, maar ook via een ander aanbestedingsplatform, mits dat platform voldoet aan de strenge eisen van de Europese Commissie.
Waarvoor geldt de verplichting en waarvoor niet?
De verplichting geldt voor:
- Alle aanbestedende diensten in Nederland.
- Alle Europese openbare en niet-openbare aanbestedingen die na 1 juli zijn gepubliceerd.
- De volgende fasen van de aanbestedingsprocedure: aankondiging, nota van inlichtingen, aanmelding, inschrijving, voorselectie (bij niet-openbare aanbestedingen) en publicatie gunning.
De verplichting geldt niet voor:
- Europese aanbestedingen, waarvan de aankondiging vóór 1 juli gepubliceerd is.
- Nationaal openbare en (meervoudig) onderhandse aanbestedingen.
- De fasen beoordeling en gunning.
- De communicatie tijdens de beoordelingsfase. Denk hierbij aan presentaties en interviews.
Waakzaamheid
Elektronisch aanbesteden draagt bij aan lastenverlichting en vergroot de transparantie van het aanbestedingsproces. Waakzaamheid is geboden. Ook straks kan een aanmelding of inschrijving te laat en dus ongeldig zijn. Technisch gezien is elektronisch aanbesteden zo geregeld. Elektronisch aanbesteden betekent voor de inschrijver en aanbestedende dienst ook een andere manier van werken. Waar vroeger de enveloppen uit de kluis kwamen en in het bijzijn van de ondernemers werden geopend, moet nu de digitale kluis worden geopend met een toegangscode. Waar vroeger de koerier in de file kon staan, kan nu het aanbestedingsplatform offline zijn. Het is derhalve zaak om aanmeldingen en inschrijvingen tijdig te uploaden, eventuele storingen te melden bij de aanbestedende dienst en bij vragen gebruik te maken van de helpdesk van de aanbestedingsplatforms.
Keuze aanbestedingsplatform
Er zijn in Nederland een aantal verschillende systemen die het e-aanbesteden geautomatiseerd ondersteunen. Dus er valt wat te kiezen. Nederland kent een hybride model van aanbestedingsplatforms, waarbij het (gratis) nationaal platform Tenderned en commerciële platforms naast elkaar opereren.
Let erop dat je bij de keuze van een platform minimaal de volgende vragen beantwoord:
- Kies je voor het nationale platform of kies je een commercieel platform? Let op dat bij de keuze voor Tenderned e-herkenning verplicht is.
- Kies je voor een e-sender of t-sender?
- Hoe belangrijk is gebruikersvriendelijkheid voor de aanbestedende dienst en andere betrokkenen (inschrijvers, budgethouders, beoordelaars)?
- Welke managementinformatie wil je hebben?
- Wat zijn alle met het aanbestedingsplatform samenhangende (interne en externe) kosten van gebruik en beheer van het platform?
In Nederland zijn er verschillende aanbestedingsportals, die allemaal een eigen dashboard hebben en lang niet allemaal even gebruiksvriendelijk zijn. Dat vergroot de kans op fouten die in het ergste geval leiden tot uitsluiting. Verdere harmonisatie tussen de verschillende platforms is wenselijk, maar op de korte termijn helaas geen haalbare kaart en met het oog op het in Nederland gekozen hybride model.
Toekomst
Elektronisch aanbesteden is niet het eindstation van de digitalisering van het aanbestedingsproces. Naast elektronisch aanbesteden worden steeds meer inkoopprocessen geautomatiseerd ondersteund, zoals contractmanagement, het bestel- en betaalproces en elektronisch marktonderzoek.
E-factureren
De Europese Commissie houdt zich ook actief bezig met elektronisch factureren. E-factureren heeft de toekomst: het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt ondernemers en overheden administratie. De Rijksoverheid eist al sinds 1 januari 2017 bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen van leveranciers. Steeds meer andere opdrachtgevers volgen dit voorbeeld. Uiterlijk november 2018 moeten alle aanbestedende diensten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Deze verplichting geldt in alle EU-landen.
Hoe zit dat in andere landen?
In Nederland geldt de verplichting tot digitaal aanbesteden per 1 juli 2017. Hoe zit dat in de andere EU-landen? De EU-richtlijn verplicht de lidstaten om uiterlijk per oktober 2018 alle EU-aanbestedingen digitaal te doorlopen. Nederland is dus op tijd klaar. Maar dat geldt niet voor de rest van Europa. Bureaus zullen bij veel buitenlandse tenders voorlopig nog hardcopy’s moeten of kunnen indienen. En ook veel Europese aanbestedingsplatforms zijn er nog niet klaar voor!
