Van alle ICT-projecten bereikt 70% niet de gewenste doelen omdat doelstellingen, risico’s en randvoorwaarden onvoldoende zijn vastgesteld. Door deze afgewogen binnen een e-procurement business case te integreren, wordt de basis gelegd voor een succesvol e-procurement project.
Zeker in economisch uitdagende tijden is mislukking geen optie. In een viertal blogs vertel ik je over de best practices bij het opstellen van een e-procurement business case: de cruciale stap bij selectie en implementatie.
“De e-Procurement Business Case vormt de belangrijkste set informatie op basis waarvan gedurende de gehele levensloop, vanaf start tot en met ingebruikname, beslissingen worden genomen”.
De Business Case: 3 maal waarom en wat
De e-Procurement Business Case vormt de belangrijkste set informatie op basis waarvan gedurende de gehele levensloop, vanaf start tot en met ingebruikname, beslissingen worden genomen. Bij een groot e-Procurement traject, dat alle geledingen van de organisatie bestrijkt, moet veel energie worden gestoken in het opstellen en goedkeuren van een valide Business Case. Bij kleinere e-Procurement trajecten, waar maar een deel van de organisatie bij is betrokken, kan worden volstaan met een compactere Business Case.
De juiste keuzes leiden tot een e-procurement project met SMART-doelstellingen die nagestreefd en ondersteund worden door betrokken management. Voorzien van heldere mijlpalen en een transparante planning en voortgang. Met daarin risico’s (weerstanden, externe afhankelijkheden) die adequaat worden beheerst. De e-procurement business case vormt daarmee een stuurmechanisme voor de uitvoering van het gehele project.
Vanuit het begrip waarom een Business Case cruciaal is, kun je ook afleiden wat relevant is om in je Business Case te verwerken. Dit is hieronder uitgewerkt voor een drietal belangrijke doelstellingen van een Business Case.
1. Een Business Case vormt de basis voor een onderbouwde investeringsbeslissing
E-Procurement-projecten komen niet uit de lucht vallen, er moet binnen de organisatie een zekere noodzaak zijn om te starten. De Business Case beschrijft het bestaansrecht van een project in termen van rendement en voordeel voor de business. De kunst van de Business Case is om zeer zorgvuldig de kosten en nadelen van de huidige werkwijze af te zetten tegen de baten van de verbeterde werkwijze. Het is lang niet altijd even makkelijk om de kosten en baten goed in beeld te brengen. Indien u de aanschaf van een e-Procurement systeem overweegt bestaan de kosten niet alleen uit de externe aanschaf- en onderhoudskosten van het systeem. Denk bijvoorbeeld aan de extra inzet van medewerkers, conversiekosten, investeringen in ICT infrastructuur, etc. Ook het berekenen van de voordelen zal niet altijd eenvoudig zijn. Zo kunnen er naast meetbare voordelen ook kwalitatieve voordelen zijn.
Daarnaast zijn er in de praktijk een tweetal factoren die van invloed zijn op de mate waarin een kosten-batenverhouding acceptabel is.
1. De verplichting om te investeren vanwege wet- en regelgeving.
2. Het ambitie-niveau in relatie tot het actuele niveau van inkoopvolwassenheid en inkoopdigitalisering. Organisaties die vanuit een laag inkoopvolwassenheid gaan professionaliseren zullen relatief grotere investeringen moeten plegen tegen vaker ongewisse realisatie van voordelen. Voor het bepalen van het inkoopvolwassenheidsniveau zijn diverse modellen beschikbaar. Het is ook mogelijk om gratis een zelfanalyse [volg deze link] uit te voeren via de inkoopvakorganisatie NEVI.
Toch is de uitdaging bij het maken van een Business Case juist om ook abstracte voordelen op een concrete wijze zichtbaar te maken. Door expliciete en onomstreden aannames te formuleren, wordt het mogelijk de bijdrage aan de business doelstellingen van de voorgestelde investering inzichtelijk te maken.
2. Een Business Case helpt bij het maken van de juiste keuzes
Voor aanvang van een e-Procurement project zijn het maken van de juiste keuzes niet alleen het belangrijkst maar vaak ook het moeilijkst. Bijvoorbeeld:
- Wie worden er betrokken bij het project (besluitvorming/expertise)?
- Welke processen en activiteiten vallen binnen de scope (multidisciplinair)?
- Welke scenario’s worden uitgewerkt (ongewijzigd beleid versus alternatieven)?
- Welke project- en verandermanagement methoden worden gehanteerd?
De keuzes moeten leiden tot een Business Case met SMART doelstellingen, die de goedkeuring heeft en actief ondersteund wordt door het management. Voorzien van heldere mijlpalen en een transparante planning en werkwijze. Met daarin risico’s (weerstanden, externe afhankelijkheden) die in beeld zijn en adequaat worden beheerst. Dit om inzicht te geven in wat de impact op de organisatie is bij realisatie van het project.
3. Een Business Case is een stuurinstrument voor selectie en implementatie
De Business Case is er niet alleen voor het nemen van de investeringsbeslissing. Het is ook de basis voor de implementatie en wordt continu gebruikt om de voortgang van het project te meten en te evalueren. Tenminste, indien de juiste uitgangspunten van projectmanagement worden toegepast. Elke fase van een project dient immers afgesloten te worden met een evaluatie van de behaalde fasedoelstellingen en een onderbouwd advies (lees: akkoord) voor het mogen beginnen met de volgende projectfase.
De Business Case biedt de ijkpunten waarmee actueel inzicht kan worden verkregen of er voldoende voortgang wordt geboekt en of de projectdoelstellingen kunnen worden gerealiseerd.
Bij tussentijdse evaluaties let men onder andere op de volgende punten:
- Levert het project nog steeds waar voor zijn geld?
- Is het project nog steeds gerechtvaardigd in relatie tot de bijdrage aan de doelstellingen?
- Wordt nog steeds aan de randvoorwaarden voldaan om de doelstellingen te bereiken?
Meer weten over het opstellen van een succesvol e-procurement traject?
Lees meer over het opstellen van een succesvolle e-procurement business case in deel 2, deel 3, en deel 4.
Leer meer over onze e-Procurement workshops waarin wij je helpen om zelf een succesvolle business case voor inkoopdigitalisering op te stellen.
