Ondernemers in het mkb willen graag investeren in de inkoopfunctie. Maar wat kost het en wat levert het op? André Struber en Gert Walhof presenteren een tool waarmee je gemakkelijk zelf een businesscase voor e-procurement kunt maken.
Artikel: verschenen in DEAL! februari 2017
Auteurs: André Struber (Hanzehogeschool Groningen); Gert Walhof (Hanzehogeschool Groningen, kennispartner E-proQure)
Ondernemers in het midden- en kleinbedrijf (mkb) zijn vooral met klanten bezig. Alle activiteiten zijn erop gericht. Zo moet inkoop ook direct bijdragen aan waarde voor de klanten. Ondernemers vinden rendement belangrijk als het gaat om investeringsbe- slissingen en het is zaak dat op een simpele manier inzichtelijk te maken. De uitgangs- punten voor het ontwikkelen van een tool zijn daarmee duidelijk: het rendement van een investering in e-procurement moet duidelijk worden. Het moet leiden tot een professionelere inkoopfunctie en zo tot betere prestaties van het bedrijf voor klanten. Bovendien moet de tool door de onderne- mer en zijn medewerkers zelf kunnen worden gehanteerd.
Voordelen inzet e-procurement
De voordelen van de inzet van e-procurement komen in vele onderzoeken naar voren. Batenburg en Versendaal wijzen erop dat e-procurement een van de indicatoren is bij het bepalen van de inkoopvolwassenheid van een bedrijf. E-proQure geeft in het Vendor Landscape-onderzoek 2016 [link naar meest recente onderzoeksrapport] de volgende opsomming van de voordelen:
1. lagere inkoopkosten (gemiddeld 5%)
2. lagere proceskosten (tot 75%)
3. betere stuurinformatie
4. beter gebruikmaken van beschikbare contracten (voorkomen maverickbuying)
5. risicobeheersing (budgetbeheersing tot contracteren geaccordeerdeleveranciers)
Op het gebied van software voor elektronische inkoop gebeurt ontzettend veel. Jaarlijks komen nieuwe softwareproducten op de markt, die (delen) van het inkoopproces ondersteunen. Technische ontwikkelingen leiden tot meer gebruikersgemak en snellere implementatie. Bovendien dalen de kosten voor deze software, waardoor de kans op een rendabele investering alleen maar groter wordt.
Business Case voor het MKB: de tooling
Een businesscase is een model om een investeringsbeslissing mee te onderbouwen. De kern ervan is een kosten-batenanalyse, maar naast kwantitatieve aspecten spelen ook kwalitatieve aspecten een rol.
[Lees hier meer over het waarom van de Business Case: E-Procurement Business case – de cruciale stap bij selectie en implementatie]
De verwachting was dat voor het mkb één of meerdere formats voor een businesscase al beschikbaar waren, waarvan er een als basis kon worden gebruikt voor onze tool. Dat bleek een misvatting. Een inventarisatie uit literatuur en gesprekken met financieel deskundigen werkzaam voor het mkb leerden dat verschillende methodes worden gebruikt om het rendement van een investering te bepalen en dat ieder een eigen aanpak heeft ontwikkeld.
Vier elementen
Daarom moesten we in feite helemaal vanaf nul beginnen. Van de tool hebben we twee versies gemaakt. De full-versie presenteren we in een latere uitgave van Deal!, de light-versie is gemaakt om de ondernemer snel en eenvoudig een eerste indruk te geven van een resultaat van een investering in e-procurement. De huidige versie van de tool is gemaakt in Excel en heeft een aantal tabbladen. Op het dashboard kunnen algemene bedrijfsgegevens worden ingevuld. Ook zijn de knoppen te zien van de onderdelen van de businesscase: spend, analyse, maturity (volwassenheid) en rapport. We bespreken deze vier elementen.
1. Spend
Hier wordt informatie verzameld over de Total Spend. Afhankelijk van de inkoopprocessen waarvoor de investering geldt wordt informatie verzameld. Voor de operationele inkoopprocessen wordt bepaald wat de grootste leveranciers zijn op basis van omzet per jaar en op basis van het aantal facturen per jaar. In eerste instantie wordt uitgegaan van de top tien, maar de ondernemer kan besluiten er meerdere aan toe te voegen. Vervolgens moet worden bepaald of de betreffende leveranciers bereid zijn mee te werken aan het automatiseren van de order- en factuurafhandeling. Dit betekent dat zij elektronische orders kunnen ontvangen en verwerken. Maar ook dat ze facturen in algemeen gebruikte bestandsformaten kunnen aanleveren aan het bedrijf. Daarnaast wordt hier ook informatie vastgelegd over de loonkosten van medewerkers die bij de afhandeling van bestellingen en facturen zijn betrokken. Efficiënter werken is immers een van de opbrengsten die in de kosten-batenanalyse moet worden gewaardeerd.
2. Analyse
We geven een opsomming van de gegevens die hier worden verzameld:
Het vertrekpunt – in hoeverre is het operationele proces nu al gestandaardiseerd en ondersteund door software? Eerdere investeringen kunnen de rentabiliteit van een nieuwe investering beïnvloeden.
Tijdbesteding – een deel van het rendement door de inzet van e-procurement wordt behaald doordat me- dewerkers minder tijd besteden aan het plaatsen van bestellingen en het controleren en afhandelen van fac- turen. De huidige situatie wordt hier in kaart gebracht.
Meer inzicht en beter gebruikmaken van contracten – ook contractbeheer wordt effectiever door de inzet van e-procurement. Dit komt tot uitdrukking door meer kwaliteit in minder tijd. Maar ook door minder buiten het contract om in te kopen kunnen resultaten worden verbeterd. Welke besparing zou het hebben opgeleverd als van bestaande contracten gebruik was gemaakt? Het resultaat wordt hier opgenomen.
Eenmalige kosten – het automatiseren van processen die niet op orde zijn, leidt tot verspilling en ontevredenheid bij medewerkers en leveranciers. In Engeland hebben ze er een fraaie afkorting voor: GIGO (garbage in, garbage out). Dit betekent dat mogelijk eenmalige kosten moeten worden gemaakt om processen op orde te brengen. Dat geldt mogelijk ook voor de bestaande IT-omgeving. In het blok ‘Eenmalige kosten’ op de ‘Analyse’-pagina kunnen verschillende kosten in kaart worden gebracht. Dit geldt ook voor kosten van training van medewerkers of het voor het tijdelijk werken met twee systemen in het kader van risicobeheersing bij de investeringsbeslissing.
3. Volwassenheid
Op dit tabblad komen twee onderwerpen aan de orde: de ontwikkeling van inkoopvolwassenheid door e-procurement en de gewenste economische analyse. Bij het in kaart brengen van de inkoopvolwassenheid is gebruikgemaakt van de indicatoren uit het World Class Procurement-onderzoek (2007). Daarbij wordt de huidige situatie, voor de investering in e-procurement, vergeleken met de nieuwe situatie. Een voorbeeld staat in figuur 1.
Bij de economische analyse zijn er verschillende mogelijkheden om het resultaat weer te geven. Wil de ondernemer dit zien in de vorm van de terugverdientijd, op basis van de netto contante waarde, de gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit of de interne rentabiliteit? Het kan allemaal. In figuur 2 is een voorbeeld gegeven van de terugverdientijd.
4. Rapport
Als de noodzakelijke gegevens zijn ingevuld kan automa- tisch een rapport worden gemaakt. Dit rapport geeft de kosten-batenanalyse in cijfers weer, de geselecteerde economische analyse(s) in de vorm van een diagram en de te verwachten ontwikkeling van de inkoopvolwassenheid in de vorm van een spinnenweb. In deze rapportage vindt de ondernemer alle ingrediënten om een gefundeerde beslissing over investeren in e-procurement te kunnen nemen.
Ondernemers gaven aan een goed inzicht te krijgen in de basis waarop je beslissingen kunt gaan nemen
Business Case voor het MKB: hoe nu verder
De tool is bij drie bedrijven getest. Daarbij bleek dat kleine aanpassingen nodig waren, maar ook dat de medewerkers zonder hulp van buitenaf in staat waren om de benodigde informatie te verzamelen en in te voeren. Bovendien gaven de ondernemers aan een goed inzicht te krijgen op basis waarvan daadwerkelijk beslissingen kunnen worden genomen. De ambitie is om de tool nu bij meer bedrijven te testen. Nu nog is deze beschikbaar in Excel, maar een fraaiere vormgeving in een gebruiksvriendelijke app ligt in het verschiet.
