Het SLiM-model krijgt veel belangstelling en steeds meer bedrijven en publieke organisaties willen het toepassen. In onze vorige nieuwsbrieven hebben we het SLiM-model geïntroduceerd en fase 1 Oriëntatie toegelicht. Nu besteden we aandacht aan fase 2 Business Case. Een Business Case is in de kern het onderzoeken van een aantal scenario’s, in dit geval om een e-Procurement vraagstuk aan te pakken. Uiteraard inclusief een financiële doorrekening per scenario. Met als doel om een afgewogen keuze te kunnen voor één van de mogelijke oplossingen. Cruciaal om de volgende fase, Fase 3 Selectie, goed te kunnen starten. En voorwaarde voor een succesvolle implementatie. In deze blog leggen we uit hoe de business case daarbij behulpzaam is.
SLiM-model
Het succesvol ondersteunen van inkoopprocessen met de juiste tools is cruciaal voor het succes van inkoop. Helaas blijkt uit onderzoek dat 70% van de doelstellingen van e-Procurement projecten niet worden gerealiseerd. SLiM helpt inkopers bij het ontwikkelen en uitvoeren van succesvolle e-Procurement projecten. Het gaat uit van duidelijke en haalbare doelstellingen en stimuleert het continu verbeteren. SLiM biedt overzicht door de opdeling in zes logische, opeenvolgende stappen met elk een duidelijk doel. SLiM heeft drie pijlers voor succesvol digitaliseren: draagvlak, projectmanagement en verandermanagement. Fase 2 in het SLiM-model is de Business Case.
Business case uitwerken. Moet dat?
Nee dat moet niet. Sterker, we hebben bij het bespreken van de oriëntatiefase al aangegeven dat de uitkomst daarvan kan zijn, dan het niet nodig is om een business case te maken. Soms liggen oplossingen zo voor de hand of zijn met software die al in gebruik is te realiseren. Dan is veel tijd en geld investeren in het maken van business case niet slim. Bovendien, de opzet van een business case moet proportioneel zijn met het vraagstuk waar de case een oplossing voor moet bieden. Met andere woorden: groot vraagstuk, dan een breed uitgewerkte business case met bijbehorende tijdsinvestering. Voor kleine vraagstukken volstaat een light versie.
Bij het maken van een business case komen veel verschillende aspecten aan de orde. De belangrijkste doelstellingen zijn:
1. Het vormen van een afweging van de kosten en baten: het investeringsvoorstel
2. Het maken van diverse belangrijke keuzes om de kosten en baten af te kunnen wegen en de juiste mensen hierbij te betrekken
3. Tijdens de selectie en implementatie een stuurinstrument zijn voor de evaluatie van en besluitvorming over de voortgang van het traject
Het format dat E-proQure tijdens de workshops gebruikt, bestaat uit 14 verschillende onderwerpen. Het maken opstellen van een business case vraagt om een stevige projectgroep met de juiste expertise en voldoende tijd.
De Business Case in de praktijk
Tijdens de Business Case komen belangrijke onderwerpen aan de orde. We noemen er een paar:
- Wie zijn de belanghebbenden? Een goede analyse van de stakeholders is belangrijk voor het maken van de business case en voor de besluitvorming. Daarbij is het vaak niet genoeg om alleen naar de eigen organisatie te kijken. Hoe gek het vanuit inkoopperspectief ook klinkt, we zien bijvoorbeeld bij een business case voor een Purchase-to-Pay systeem of e-Facturatie wel eens dat leveranciers als stakeholder worden vergeten. Terwijl deze erg belangrijk voor een snelle implementatie.
- Het Onderwerp van de Business Case kent iedereen nu toch! Hier gaat het over het afbakenen van de scope van de Business Case. Welke processen en activiteiten vallen binnen de scope. Het is belangrijk dat alle lezers begrijpen wat wel en vooral wat niet tot het speelveld van de Business Case hoort.
- Scenario’s, afwegingen en keuze. Neem ook het nul-scenario mee! Ons advies is het nul-scenario als één van de opties altijd mee te nemen. Dit scenario gaat over wat de consequenties zijn als besloten wordt om niets te doen en alles bij het oude te laten. Dit scenario opvoeren en zo de mogelijkheid bieden om de vergelijking te maken met de andere ontwikkelingsscenario’s werkt zeer verhelderend. Het maakt kiezen overzichtelijker.
Na het maken van de Business Case en het vaststellen van het gekozen scenario kan de uitvoering van jouw e-Procurement project starten. Dat begint met de selectie van inkoopsoftware en een leverancier van deze software. Het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek 2019 heb je natuurlijk al gebruikt tijdens de Oriëntatiefase en voor het maken van jouw Business Case. Maar het kan geen kwaad bij de start van Fase 3 Selectie het rapport nog eens door te lezen. Je kunt het hier downloaden.
E-proQure helpt
Spreekt SLiM werken jou aan en wil je leren hoe je het model kunt toepassen binnen je organisatie? Volg dan één van onze workshops. Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nlen wij nemen contact op.
In de volgende nieuwsbrief besteden we aandacht aan Fase 3 uit SLiM-model: de Selectiefase.
