Succesvolle samenwerking is een cruciale voorwaarde voor het slagen van projecten. Dit is ook belangrijk bij de selectie en implementatie van diverse inkoopsoftware. Bijvoorbeeld de selectie en implementatie van software voor purchase-to-pay, contractmanagement of spendanalyse. Dit zijn trajecten waar meerdere organisatieonderdelen of afdelingen belang bij hebben, zoals financiën, inkoop en ICT. In deze blog behandel ik de bouwstenen voor een multidisciplinair projectteam, maar vooral hoe je de samenwerking binnen een P2P-projectteam tot een echt succes kunt maken.
Tijdens het Esize-event, een leverancier van geïntegreerde inkoopsoftware, begin november was er grote belangstelling onder de deelnemers voor het thema succesvol samenwerken. Veel organisaties vinden het namelijk lastig en complex om te komen tot een succesvolle samenwerking. Onder samenwerking versta ik in dit geval het geheel van gezamenlijke activiteiten van individuele projectleden om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
Het is bij inkoopsoftwareprojecten niet makkelijk om een goede samenwerking te realiseren. En al helemaal niet om een succesvolle teamprestatie neer te zetten. Er zijn minimaal bouwstenen ofwel randvoorwaarden nodig en daarnaast aantal ingrediënten om samenwerking tot een succes te maken.
Succesvolle teams
Kijk je naar succesvolle teams bij inkoopsoftwaretrajecten, dan zie je bijvoorbeeld bij Formule 1-teams dezelfde bepalende factoren voor succes. Je ziet dat dit jaar het team van Mercedes enorm succesvolle prestaties levert en alle onderdelen (bouwstenen) in orde heeft. Red Bull daarentegen presteert minder. Bij Red Bull mist een van de belangrijke bouwstenen; een goed werkende motor. Zelfs met de juiste bouwstenen zie je bij Mercedes toch een duidelijk verschil in de prestatie van de Mercedes-rijders Hamilton en Bottas.
Bouwstenen: harde en zachte randvoorwaarden
Uit welke bouwstenen moet een team minimaal bestaan? En hoe zorg je dat je met de juiste bouwstenen goed presteert. In de praktijk is mijn ervaring dat de belangrijkste bouwstenen voor een goede samenwerking bestaan uit zes harde en twee zachte factoren.
Harde factoren zijn makkelijk te herkennen en te veranderen. Het zijn zaken die je makkelijk kunt bedenken en uitvoeren. Zachte factoren kunnen niet worden opgelegd en zijn alleen te beïnvloeden. De zachte factoren zijn minstens zo belangrijk als de harde factoren en vormen tezamen de randvoorwaarden voor een team.
Harde factoren
De belangrijkste zes harde factoren die een samenwerking vormen zijn:
- Gezamenlijk belang
Er dient sprake te zijn van een herkenbaar gezamenlijk belang. - Onderlinge afhankelijkheid
In het project moet sprake zijn van een onderlinge afhankelijkheid. Hiermee wordt bedoeld dat je samen aan één proces werkt en de betrokken afdelingen aanspraak maken op dezelfde resources. - Voldoende middelen
De organisatie dient te beschikken over voldoende middelen. Niet alleen in euro’s, maar ook in middelen die nodig zijn om vast personeel eventueel tijdelijk te vervangen. Daarnaast moet er voldoende steun van het management zijn als en wanneer dit nodig is voor de voortgang en het succes van het project. - Regelmatig contact
Indien een projectteam één keer per maand samenkomt of – sterker nog – één keer per maand telefonisch overleg heeft of alleen per mail afstemt, is het lastig om de samenwerking te laten slagen. Een bepaalde mate van live overleg op regelmatige basis is wel nodig voor een goede samenwerking. - Ruimte eigen initiatief
De projectleden dienen over voldoende ruimte te beschikken om binnen het project eigen ideeën en/of initiatieven in te brengen. Indien een organisatie met veel protocollen werkt en/of alles vastligt in werkprocessen, blijft er weinig speelruimte over. Dit beperkt de samenwerking. - Project- en verandermanagement
Een gestructureerde aanpak van project- en verandermanagement betekent dat je volgens een vooraf opgezette vaste werkwijze het project aanpakt. Denk hierbij aan methodieken zoals Prince2-aanpak (projectmanagement) of Prosci (verandermanagementmethodiek).
Belangrijkste zachte factoren
De twee zachte ofwel menselijke factoren die bepalend zijn voor een goede samenwerking:
- Werken met persona’s
Bij inkoopsoftwareprojecten werken Financiën, Inkoop en ICT – en soms ook nog HR – binnen een projectteam samen. Ieder teamlid binnen het projectteam beschikt vanuit de aard van zijn functie vaak over een specifieke karakterisering en kenmerken. In de marketing worden persona’s gebruikt om de klantgroep beter te begrijpen en de diensten daarop aan te sluiten. Ook binnen een organisatie en projectteam kunnen persona’s worden toegepast om collega’s beter te begrijpen. Zo ook de verschillende persona’s binnen Financiën, Inkoop en ICT. Een financieel deskundige bijvoorbeeld is vaak gefocust op feitelijkheden en financiële onderbouwing. De inkoper van je afdeling is bijvoorbeeld gericht op een deal sluiten die voor beide partijen aanvaardbaar is. Een ICT’er is geïnteresseerd in de nieuwste technologie en veiligheid. Binnen de samenwerking werken met persona’s zorgt ervoor dat de leden van een team zich bewust van de verschillende kenmerken worden. En er ontstaat meer begrip voor elkaar. - Weerstand
In de praktijk blijkt dat 70% van de projecten (voornamelijk ICT-projecten) mislukt. Vaak door onvoldoende rekening te houden met het menselijke aspect bij veranderingen. Voor procesoptimalisatie of selectie en implementatie van inkoopsoftware is dit niet anders. Zeker omdat er meerdere afdelingen bij betrokken zijn die onderling moeten samenwerken. Bovendien leidt implementatie van inkoopsoftware in sommige gevallen tot reductie in fte’s, functieverzwaring en verandering van bestaande werkwijzen. Het succesvol managen van deze menselijke kant van de verandering, bijvoorbeeld door toepassing van het ADKAR-model (lees ook Succesvol veranderen), kan in dit geval een belangrijk hulpmiddel zijn om de beoogde doelstellingen binnen de tijd en het budget te realiseren.
Bouwstenen sleutel tot succesvolle samenwerking?
Bij veel inkoopsoftwaretrajecten verloopt de samenwerking binnen een multidisciplinair team verre van optimaal. Hierdoor worden projecten niet binnen de tijd of binnen het budget gerealiseerd. Daardoor worden de verwachte baten niet geïncasseerd. Suboptimaal gebruik van functionaliteiten en het niet realiseren van een business case kunnen het gevolg zijn. De belangrijkste zes harde en twee zachte bouwstenen zijn een voorwaarde voor een goede samenwerking. Is dit nu een garantie voor een hecht team en succesvolle samenwerking? Nee, zeker niet! Verwacht niet dat je met een aantal simpele trucs en checklist een ideaal team kunt smeden. Voor succesvolle samenwerking is meer nodig. Hierover lees je meer in mijn volgende blog.
Wil je meer informatie, lees dan ook Mislukt 70% van de verandertrajecten en Waarom verandermanagement zo belangrijk is. Wil je meer weten over hoe je de bouwstenen voor jouw project succesvol invult? Neem dan contact op met mij.
