Organisaties worden in toenemende mate uitgedaagd om zich aan te passen aan veranderingen in de markt, technologische innovaties, fusies, outsourcing of wet- en regelgeving. Dit wordt vaak gedaan in de vorm van projecten. Ervaring leert echter dat organisaties niet altijd in staat zijn om de noodzakelijke veranderingen door te voeren omdat de organisatie onvoldoende is uitgerust om meerdere projecten naast elkaar uit te voeren. Programmamanagement is hiervoor een efficiënt en effectief hulpmiddel. Na het lezen van deze blog weet je wat programmamanagement is en wanneer je programmamanagement moet toepassen.
Wat is programmamanagement?
Onder Programmamanagement wordt verstaan (1) de gecoördineerde organisatie en sturing van meerdere met elkaar samenhangende projecten en (2) de implementatie van een projectendossier en transformatieactiviteiten om eindresultaten te bereiken en baten te realiseren die van strategisch belang zijn (bron: MSP compact).
Net als bij projectmanagement wordt het vakgebied van programmamanagement professioneel ondersteund door diverse goed gestructureerde en doordachte frameworks.
De twee meest bekende en toegepaste zijn Managing Succesful Projects (van Axelos, het voormalige Britse Office of Government Commerce) en de Standard for Program Management (Amerikaanse Project Management Institute).
Deze frameworks sluiten aan op de meest toegepaste frameworks voor projectmanagement, die eveneens door Axelos en PMI worden doorontwikkeld. Respectievelijk Prince2 en PMBOK [lees hier meer].
Wanneer is een programmatische aanpak zinvol?
Het bepalen of het uit te voeren werk een project of een programma is, is belangrijk omdat dit bepaalt welke managementbenadering te gebruiken. Proberen een programma te beheren als een project kan leiden tot mislukking, of op zijn best, tot suboptimale resultaten.
Programma’s hebben over het algemeen een veelheid aan vereisten, deliverables, klanten, stakeholders, afdelingen en externe organisaties die interacteren. De volgende checklist kan helpen bij het bepalen van de keuze tussen een projectmatige of programmatische aanpak (Duggal, 2009):
- Is de beoogde verandering grootschalig en ontworpen om een strategisch bedrijfsdoel te bereiken?
- Zijn er meerdere op te leveren resultaten verspreid over een periode?
- Is de tijdschaal los en flexibel, gericht op het behalen van voordelen in plaats van alleen het halen van strikte deadlines?
- Is de scope niet strak gedefinieerd en worden dynamische veranderingen verwacht?
- Hoe groot is de mate van onduidelijkheid en onzekerheid?
- Op welk niveau hebben de beoogde veranderingen en resultaten invloed: afdelingsniveau of hoger?
- Wordt verwacht dat de voordelen incrementeel worden geleverd gedurende de levensduur van het initiatief?
De eerste vraag is de belangrijkste: projecten zijn het beste als er één primair doel is waarop het project zich kan richten. Meerdere doelen kunnen het beste worden aangepakt met behulp van een programma: een reeks projecten die zich elk op een specifiek doel richten. De resterende vragen zijn secundair. Ze hoeven dus niet allen met “ja” te worden beantwoord om het werk te kwalificeren als een programma in plaats van als een project.
Wat zijn belangrijke verschillen tussen project- en programmamanagement?
Zowel project- als programmamanagement hebben overeenkomsten in hun selectie, planning, uitvoering, en controleprocessen. Echter, hun focus verschilt:
- Succesvolle projecten worden op tijd en binnen budget opgeleverd, terwijl programma’s zich richten op het maximaliseren van de algehele voordelen, zelfs als dat meer tijd of geld kost. Het is de waarde die de leidraad vormt in programma’s, niet het budget.
- Daarnaast streven projectmanagers naar de optimale oplevering van een project, terwijl programmamanagers zich richten op de extra meerwaarde (synergie) die met het geheel van te realiseren projecten dient te worden behaald.
Andere belangrijke thema’s waarin beide verschillen zijn:
- Onzekerheid
- projectperspectief – zoek naar zekerheid voordat je begint met uitvoeren
- programmaperspectief – verwacht onzekerheid, omdat de wereld verandert en invloed heeft op de organisatie
- Veranderingen
- projectperspectief – probeer onnodige verandering te minimaliseren
- programmaperspectief – omarm verandering in toekomstige werken om de voordelen voor de organisatie te maximaliseren
- Risico’s
- projectperspectief – probeer niet-gedefinieerde risico’s te minimaliseren door voordelen vast te leggen en bedreigingen te beperken
- programmaperspectief – verwacht dat niet-gedefinieerde risico’s zich voordoen. Behoud voldoende voorzieningen voor toekomstige gebeurtenissen en zoek naar nieuwe mogelijkheden om waarde te creëren
- Stakeholders
- projectperspectief – probeer stakeholders af te stemmen op het doel van het project
- programmaperspectief – ga in gesprek met stakeholders en gebruik relaties om toekomstige mogelijkheden in kaart te brengen, gericht op het maximaliseren van de langetermijnwaarde voor de organisatie
- Planning
- projectperspectief – streef ernaar om 100% van het werk binnen het schema te omvatten
- programmaperspectief – neem de projectplanningen op een samenvattend niveau op en beheer de gaten en interfaces tussen de projecten
Voorbeelden van programmamanagement in de praktijk
In de praktijk zien we steeds vaker dat grote veranderingen worden georganiseerd binnen programma’s. Veel voorkomende programma’s hebben betrekking op:
- De gelijktijdige selectie en implementatie van meerdere bedrijfsapplicaties zoals een financieel, inkoop en HRM systeem
- Cultuurverandering op het gebied van duurzaamheid en sociaal-maatschappelijke thema’s
- De opzet en invoering van een shared service center
- de invoering van zelfsturende teams
Meer weten?
Ben je betrokken bij of verantwoordelijk voor inkoopprofessionalisering of -digitalisering als onderdeel van een strategische verandering binnen uw organisatie en wil je weten welke aanpak voor jou het beste is? Neem dan contact op met Antoinette Vriend (06-49113353). Wil je meer weten over projectmanagement of verandermanagement, lees dan onze blog ‘Succesvol projectmanagement‘ en ‘Succesvol veranderen‘.
