Een belangrijk onderdeel van de e-procurement business case vormt de keuze voor de samenstelling van het projectteam. Binnen een e-procurement project wordt een product opgeleverd door leveranciers (intern of extern) voor klanten (eindgebruikers) om de organisatiedoelstellingen (directie/MT) te realiseren. Indien één van deze partijen is ondervertegenwoordigd, leidt dit tot vertragingen, ontevreden klanten of projectresultaten zonder toegevoegde waarde voor de business.
In deze blog gaan we nader in op de samenstelling van een projectteam voor een e-procurement project. De impact van het project en de omvang van de organisatie is in belangrijke mate bepalend voor de samenstelling van het projectteam. Een e-procurement project dat een groot effect heeft op alle bedrijfsprocessen, en dus ook op de gehele organisatie, heeft een projectteam nodig met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie. Daarnaast zijn een aantal expertises en functies onmisbaar bij de samenstelling van het e-procurement projectteam. Heb je het eerste deel gemist? Lees deze blog E-procurement business case (1): dé cruciale stap bij selectie en implementatie!
Onmisbare expertises en functies e-procurement projectteam
Bij de samenstelling van een e-procurement projectteam zijn de volgende expertises en functies onmisbaar:
Projectmanagement expertise
De expertise projectmanagement bewaakt de doorlooptijd en uitvoering van een e-procurement project en de hiervoor ingezette mensen en middelen. In de praktijk wordt bij de projectorganisatie vaak een stuurgroep, projectgroep en eventueel een werkgroep onderscheiden:
- De stuurgroep is de organisatorische paraplu van het project en verantwoordelijk voor het eindresultaat;
- De projectgroep regelt de uitvoering van het project en legt hierover verantwoording af aan de stuurgroep;
- De werkgroep voert specialistische deeltaken uit en legt hierover verantwoording af aan de projectgroep.
Inhoudelijke expertise
De inhoudelijke expertise is verantwoordelijk voor optimale geautomatiseerde ondersteuning van inkoopprocessen die praktisch uitvoerbaar zijn. Het is belangrijk dat op de juiste moment uitvoerende medewerkers, andere bedrijfsonderdelen en leveranciers betrokken worden bij het project bij de inzet van de inhoudelijke expertise. In de praktijk wordt vaak een (multidisciplinair) team samengesteld, bestaande uit interne en externe inhoudelijke expertises. Denk hierbij aan bijvoorbeeld inkoopexpertise (op strategisch, tactisch en operationeel niveau) en ICT-expertise.
Verandermanagement expertise
Verandermanagement vormt een onlosmakelijk onderdeel van het e-procurement project. Deze expertise heeft als doel de menselijke kant van de veranderingen waarmee een e-procurement project gepaard gaat, effectief te managen op organisatorisch en individueel niveau. In de praktijk zie ik dat deze expertise vaak niet of te laat wordt ingevuld. Hierdoor ontstaan weerstanden binnen de organisatie tegen de veranderingen die veelal leiden tot het niet behalen van de doelstellingen van het project.
Leiderschap
Leiderschap is een expertise om richting te geven aan de verandering die het project met zich meebrengt, op organisatie- en individueel niveau. In de praktijk zie je dit vaak als volgt terug:
- Het senior management geeft duidelijk aan welke veranderingen onontkoombaar zijn;
- Supervisors c.q. afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk om individuele medewerkers optimaal te laten bijdragen aan het veranderingsproces;
- Informele leiders binnen de organisatie kunnen een wezenlijke bijdrage leveren aan het creëren van draagvlak voor veranderingen.
Conclusie
De samenstelling van de projectgroep is één van de belangrijke keuzes bij het opstellen van de business case. De impact van het project en de organisatie zijn in belangrijke mate bepalend voor de omvang en inrichting van het projectteam. Expertise op het gebied van project- en verandermanagement alsook leiderschap en inhoudelijke expertise zijn hierbij onmisbaar. In de praktijk zien we dat de expertise verandermanagement binnen een projectteam vaak niet of te laat wordt ingevuld waardoor gewenste doelstellingen niet worden behaald.
Meer weten over het opstellen van een succesvol e-procurement traject?
Lees dan ook de andere delen in onze serie over de E-Procurement business case:
- Deel 1: De cruciale stap bij selectie en implementatie
- Deel 2: Onmisbare expertises in een projectteam
- Deel 3: Waarom verandermanagement zo belangrijk is
- Deel 4: What if not…?
