De snelheid en complexiteit van veranderingen en de onzekerheid over de wijze waarop (project)doelstellingen het best kunnen worden behaald hebben gezorgd voor een sterke toename van het toepassen van Agile werkmethoden. De overgang naar Agile werken vereist een behoorlijke aanpassing van betrokkenen. Naast de adoptie van de werkwijze leidt Agile werken ook tot specifieke aandachtspunten tijdens de aansturing van veranderingsprocessen binnen organisaties.
In deze blog lees je wat de belangrijkste veranderaspecten zijn om Agile werken succesvol toe te passen.
Waar komt “Agile” vandaan en wat is het?
Binnen de wereld van software-ontwikkeling vormen complexiteit, het bepalen van productspecificaties en acceptatie van oplossingen van oudsher belangrijke vraagstukken. Daarbij vormen kostenoverschrijdingen, het veranderen van productspecificaties tijdens het ontwikkelen en beperkte acceptatie van opgeleverde producten risico’s.
Als remedie werd in de jaren ’90 het Agile Manifesto ontwikkeld. Dit bevat de uitgangspunten die de belangrijkste oorzaken van het mislukken van software ontwikkelingstrajecten moet wegnemen. Vanuit het manifesto zijn vervolgens principes afgeleid. Deze vormen de basis voor diverse software ontwikkelmethoden zoals SCRUM, DSDM, Crystal Clear en Lean Software Development. De methoden zijn ontwikkeld vanuit en voor verschillende situaties en specifieke problemen.
Een Agile werkwijze is dus een manier van werken die voldoet aan alle uitgangspunten die zijn weergegeven in het Agile Manifesto.
De uitdagingen waarvoor software-ontwikkelaars staan, staan model voor andersoortige verander- en verbeterprocessen die binnen organisaties spelen. Vooral waar een juiste balans tussen voorspelbaarheid en flexibiliteit nodig is om resultaten te behalen. Bijvoorbeeld in situaties waarbij de complexiteit van verandering als hoog wordt ervaren, snelheid van realisatie belangrijk is en het einddoel wel maar de specificatie van het eindproduct niet of moeilijk op voorhand vastgesteld kan worden.
Wil je meer weten over Agile werken lees dan onze blog “Betere projectresultaten met agile?” en “Agile werken, uitdagingen en trends”.
Change management: de kunst van succesvol veranderen
Change management, ofwel verandermanagement, omvat alle aspecten die betrekking hebben op het succesvol voorbereiden en ondersteunen van mensen om veranderingen succesvol te realiseren.
Één van de meest bekende, toegepaste en via studies onderbouwde methoden is Prosci’s ADKAR.
Het ADKAR-model is ontwikkeld om zowel veranderprocessen op individueel als groepsniveau te faciliteren. Het is gericht op het succesvol realiseren van veranderingen. Vandaag de dag managen ruim 3400 organisaties wereldwijd, waaronder KPN, hun veranderingen middels ADKAR.
De letters ADKAR staan voor vijf concrete bouwblokken om barrières te identificeren en weg te nemen, weerstand vroegtijdig te onderkennen en aan te pakken, medewerkers bij het veranderproces te betrekken en de resultaten zeker te stellen. Deze mijlpalen om succesvol te veranderen zijn:
1. Awareness – verandering begint met het begrijpen van het waarom.
2. Desire – verandering wordt gemotiveerd door de behoefte.
3. Knowledge – verandering vraagt om te weten op welke manier.
4. Ability – verandering vraagt om actie in de juiste richting.
5. Reinforcement – verandering moet worden versterkt om te worden gehandhaafd.
Prosci voert al jaren, mede onder de grote schare aan wereldwijd gecertificeerde change managers, grootschalige onderzoeken uit naar succesvol veranderen. De hierop gebaseerde, uitgebreide hulpmiddelen zoals onderzoeksresultaten, tips en tool box met analyses en vragenlijsten zorgen er dan ook voor dat ADKAR tot de meest toegepaste en best onderbouwde verandermanagement methoden behoort. Het model legt duidelijk vast hoe een individu het veranderproces doorloopt, van hoe men dingen vandaag doet (‘current state’) naar hoe men dingen morgen moet doen (‘future state’) en biedt inzicht in de transitie (‘transition state’) die daarvoor nodig is.
Lees meer over succesvol veranderen in deze blog.
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij toepassing van de Agile methode
Veel organisaties zijn nu op zoek naar een manier om Verandermanagement en Agile te integreren, effectiever uit te voeren en adoptie te verbeteren.
Belangrijke aandachtspunten bij de toepassing van Agile werken zijn:
- De introductie van Agile werken methode vereist alleen al een veranderproces.
- De Agile methode is een iteratief proces dat moet leiden tot een einddoel. Dit in tegenstelling tot de meer traditionele watervalmethode waarbij de uitkomsten per fase in principe bekend zijn. Agile werken vereist dus een mind set bij medewerkers die gekenmerkt wordt door flexibiliteit een verhoogde mate van kunnen omgaan met onzekerheid.
- Agile wordt vaak toegepast in situaties waarbij de complexiteit hoog is, tussenoplossingen niet vaststaan en via korte “sprints” binnen korte perioden voortgang moet worden geboekt richting het einddoel.
Samengevat: het kunnen toepassen/omgaan met de Agile methode, de typische kenmerken van het Agile werken en de omgeving waarin veranderingen plaatsvinden vragen om specifieke aandacht bij het in staat stellen van medewerkers om succesvol veranderingen te kunnen realiseren.
Onderzoek van Prosci naar het succesvol toepassen van Agile wijst op de volgende punten:
- De toepassing van change management tijdens de overgang naar Agile werken wijst op een hogere adoptiegraad van deze werkwijze en daarmee tevens naar een verhoogde kans op succes van Agile projecten.
- De bouwblokken van ADKAR kunnen onveranderd worden toegepast maar met specifieke aandachtspunten voor de aard van en omgeving waarbinnen Agile werken wordt toegepast. In het bijzonder:
- Randvoorwaardelijk voor het succes van Agile projecten is investering om de bewustwording van de noodzaak (Awareness) tot Agile werken en de wens om hier actief aan bij te dragen (Desire) te verhogen.
- Gedurende het Agile project dient tijdens iedere sprint geïnvesteerd te worden in met name het opbouwen van competenties (kennis en toepassing) via opleiding (Knowledge) en coaching (Ability) van de betrokkenen om daarmee het succes van het totale project te verhogen.
De praktijk: ADKAR mijlpalen integreren binnen Agile werken
In een Agile-aanpak is verandering frequent en creëert elk van deze veranderingen (sprints genoemd) slechts een kleine hoeveelheid verandering voor de business as usual. Het is echter noodzakelijk om in staat te zijn om meerdere golven van verandering te beheren. De frequentie van verandering die door Agile benaderingen wordt gegenereerd betekent dat we de traditionele benaderingen moeten versnellen. In plaats van een grote tsunami verandering, creëren we bij Agile mini-golven van verandering. Deze mini-golven kunnen alleen worden gerealiseerd als een organisatie een goed ontwikkelde aanpak heeft om haar personeel door deze frequente transities te loodsen. Elk van deze mini-golven van verandering omvatten sleutelelementen van het veranderingsproces dat nodig is om mensen door verandering te begeleiden.
In bovenstaand overzicht zijn de ADKAR bouwstenen toegepast op een Agile project. De ADKAR bouwstenen worden volgens een iteratief proces herhaald gedurende het project en per release.
Bovenstaande afbeelding laat zien dat er 2 niveaus zijn van veranderingen:
- Op meta niveau tot slot moet Agile als methode worden geaccepteerd, moeten mensen bereid zijn mee te doen en weten hoe methode werkt en je hem toepast.
- Op projectniveau is de menselijke factor met name gericht op het overdragen van kennis zodat mensen weten per sprint wat ze moeten doen in een specifieke situatie (Knowledge) en in staat zijn om de opgedane kennis toe te passen (Ability).
Conclusie
In het afgelopen decennium is de toepassing van het Agile werken toegenomen. Agile werken stelt hogere eisen aan verandermanagement. Het succes van Agile uitgevoerde projecten wordt daarbij in sterke mate bepaald door (1) de mate waarin medewerkers aan de voorwaarden voldoen om Agile te kunnen werken (omgaan met onzekerheden en tijdsdruk) en (2) andere stakeholders worden betrokken en geïnformeerd bij de snel opeenvolgende tussenfasen en -oplossingen. Hiervoor is meer dan bij de gebruikelijke (waterval) werkwijze aandacht nodig voor het creëren van bewustzijn over de eisen die de veranderende omgeving stelt (Awareness) en de kennis (Knowledge) en randvoorwaarden (Ability) die nodig zijn om, eventueel met vallen en opstaan, het gewenste einddoel te behalen.
