Om succesvol een inkoopdigitaliseringstraject te doorlopen, is door E-proQure het Systems Lifcycle Management Model (hierna: SLiM) ontwikkeld. Binnen het SLiM Digitaliseren neemt verandermanagement een belangrijke plaats in. In deze blog lichten wij toe wat “SLiM Veranderen” is en waarom het ontbreken van verandermanagement in de praktijk een showstopper is.
Waarom je niet zonder SLiM Veranderen kunt
Bij 80% van de digitaliseringstrajecten bij grote organisaties in Europa lukt het mede hierom niet om de digitaliseringsstrategie uit te voeren (zie ook het E-proQure VLS onderzoek). Ook inkoopdigitaliseringsprojecten vormen hierop geen uitzondering. Een belangrijke reden is dat er te weinig aandacht uitgaat naar de mens in de veranderende organisatie. En laat dit nu net een essentiële slaagfactor zijn in de adoptie van (inkoop)systemen.
Wat is verandermanagement
Organisaties veranderen niet, mensen wel. Verandermanagement is de discipline hoe we mensen voorbereiden, uitrusten en meenemen bij verandertrajecten. Dit om enerzijds ervoor te zorgen dat mensen de verandering omarmen en anderzijds het verandervermogen binnen organisaties te vergroten. Slim veranderen biedt een gestructureerd proces van heldere stappen, een set aan tools en best practices om medewerkers te helpen bij het komen van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Bijvoorbeeld door barrières te identificeren en weg te nemen, weerstand vroegtijdig te onderkennen en aan te pakken, medewerkers bij het veranderproces te betrekken en resultaten zeker te stellen.
Hoe maak je slim veranderen bespreekbaar bij directie en management
Hoewel het belangrijk is om medewerkers op alle niveaus te betrekken bij een verandertraject, starten alle succesvolle veranderingen bij de top. Mogelijk is bij de directie, management of medewerkers van jouw organisatie nog onvoldoende begrip van verandermanagement en de noodzaak ervan nog niet doorgedrongen. Dat is niet vreemd.
Hoe kun je nou de noodzaak van de menselijke kant, ofwel SLiM Veranderen, bij directie en management laten doordringen? Dit kan op 2 manieren:
-
Toon aan wat verandermanagement oplevert
In onze blog ‘de harde kant van verandermanagement’ geven we drie tips die je kunt gebruiken om aan te tonen wat slim veranderen oplevert. Tevens kan het nuttig zijn om directie en management bewust te maken van de negatieve gevolgen van het niet doorvoeren van een verandering (Zie ook onze blog ‘What if not’).
-
Gebruik Best Practices
Mogelijk dat je voorbeelden voor de geest kunt halen van minder succesvolle veranderingen binnen jouw organisatie of vergelijkbare organisaties en hoe het dus niet moet. Daarnaast kun je kijken naar voorbeelden en onderzoek die aantonen hoe het wel moet. Twee voorbeelden van hiervan zijn:
-
- Reduceren van weerstanden
Er zijn goede en minder goede redenen waarom mensen niet kunnen of willen meewerken aan veranderingen. Is het duidelijk wat er van iemand wordt verwacht? Is iemand in staat (gesteld) om iets op een andere wijze te kunnen doen? Weten mensen wat er na de veranderingen van hun wordt verwacht? Het zijn maar enkele van de vragen die op individueel als ook op groepsniveau spelen en vertragend of verlammend werken. Dan wel een verlaagde productiviteit, afwezigheid of zelfs langdurige uitval veroorzaken. Herken je deze verschijnselen?Met de juiste tools zijn onzekerheden en de redenen ervan in kaart te brengen. De negatieve gevolgen kunnen via de juiste maatregelen en een goede betrokkenheid worden voorkomen. Het zal je niet vreemd voorkomen dat SLiM Veranderen in de praktijk leidt tot een hogere adoptiegraad van software. - Verandercompetentie opbouwen
Iedereen, vanaf directie tot de werkvloer, heeft een eigen rol bij het succesvol doorvoeren van veranderingen. Echter, het deelnemen aan een e-Procurement traject is voor de meesten een zeldzaam avontuur. Het deelnemen aan een veranderingstraject komt al vaker voor. Het opbouwen van verandercompetenties binnen een organisatie is dan ook belangrijk. Door via een (best practices) verandermanagement methodiek ervaring op te bouwen, te leren wat wel en niet werkt en via succes vertrouwen op te bouwen, wordt succesvol veranderen een organisatie brede-competentie.
- Reduceren van weerstanden
Waarom bij slim veranderen project- en verandermanagement zijn geïntegreerd
Ieder project brengt verandering met zich mee. Zowel qua processen, systemen, structuren als voor mensen. Projectmanagement richt zich traditioneel op doelen, middelen en planning: de harde kant. Voor de menselijke invloed als belangrijke succesfactor is geen plaats ingeruimd. Door verandermanagement te integreren met projectmanagement, worden het realiseren van succes een te beïnvloeden doelstelling op zich in plaats van een vooringenomen resultaat. Succesvolle inkoopdigitaliseringstrajecten zijn dan ook gebaat bij integratie. Integratie wordt zelfs als top 6 belangrijkste factor voor het succesvol behalen van doelstellingen benoemd.
Lees hier meer over de integratie.
Methodieken voor verander- en projectmanagement
Er zijn meerdere methodieken voor project- en verandermanagement die worden toegepast. Voor Verandermanagement is het Prosci® ADKAR® model, welke wij al sinds 2012 toepassen, is inmiddels een wereldwijde standaard voor verandermanagement. Het model is zo eenvoudig te begrijpen en te gebruiken dat wij ervoor gekozen hebben deze toe te passen in ons SLiM model. Het Prosci® ADKAR® Model is gericht op enerzijds het individuele veranderingsproces dat medewerkers doormaken bij veranderingen. Het model is anderzijds ook toepasbaar op teams, afdelingen en business units. Een wereldwijde standaard voor projectmanagement is bijvoorbeeld de Prince 2 methodiek (zie ook onze blog over succesvol projectmanagement).
Voor projectmanagement en verandermanagement zijn ook certificeringsprogramma’s beschikbaar. Deze garanderen een minimaal gewenst kennisniveau dat van intern specialisten of zich aanbiedende externe consultants mag worden verwacht.
Verandermanagement integraal onderdeel van SLiM Digitaliseren
SLiM is gebaseerd op onderzoek, (internationale) best practices en jarenlange ervaring van de kennispartners van E-proQure. De aanpak is inmiddels vele keren succesvol toegepast. Meer over SLiM Digitaliseren leest u hier.
Meer weten?
In onze workshop Verandermanagement leert u onder andere hoe u de organisatie bewust kunt maken van het belang van Verandermanagement, en hoe u Verandermanagement en Projectmanagement in de verschillende fasen van het model succesvol toepast. Meld u aan voor onze workshop Verandermanagement of mail naar info@e-proqure.nl
